Personeel en organisatie

Organisatieontwikkeling ‘Graag Gedaan’
Graag Gedaan is het programma van alle medewerkers van de gemeente Velsen om zich verder te ontwikkelen tot een organisatie waarin optimaal samengewerkt wordt. Samenwerken met elkaar, met inwoners, met ondernemers en organisaties uit Velsen en gemeenten om ons heen. De noodzaak om te ontwikkelen komt voort omdat de verwachtingen vanuit de samenleving over de gemeente anders zijn geworden. De leidende principes daarin zijn ‘dichter bij de inwoners en bedrijven’ en ‘transparant in werkwijze en communicatie’.

Het afgelopen jaar is de focus van het interne programma Graag Gedaan doorontwikkeld naar zes speerpunten:

1. Digitaal werken – de organisatie aanpassen aan de digitaliserende samenleving, door digitaal bereikbaar te zijn en tijd- en plaatsonafhankelijk te werken
2. Verliefd op je werkplek – Toewerken naar een passende werkomgeving, gericht op samenwerking
3. Leiderschap – Inzetten op persoonlijk leiderschap en leiding op basis van coaching en begeleiding 
4. Slimmer organiseren – Het vernieuwen van werkwijzen door aanpassing in de organisatiestructuur en werkvormen
5. Talent aan zet – Het ontwikkelen, verwerven, behouden en zo goed mogelijk inzetten van het benodigde talent
6. Communicatie is van iedereen – Duidelijk, begrijpelijk en tijdig communiceren met inwoners, bedrijven en samenwerkingspartners, maar ook in onze eigen organisatie

In het afgelopen jaar is onder meer gerealiseerd:

• Grip op alle lopende ICT- en digitaliseringstrajecten
• Gedigitaliseerde aanvraagformulieren en digitale klantendossiers binnen het Sociaal Domein
• Een nieuw huisvestingsconcept
• Verschillende pilots met betrekking tot andersoortige werkplekken zoals stilte plekken, brainstormen en ontmoeten.
• Leiderschapsontwikkeling voor managers
• Voorstel voor een nieuwe organisatiestructuur
• Een voorstel voor een nieuwe communicatievisie en -strategie
• Grote hoeveelheid aan trainingen, workshops en sessie op o.a. het gebied van communicatie, werkdruk en talentontwikkeling

Invoering Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (WNRA)
Per 1 januari 2020 is de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren in werking  getreden.  Hierdoor is de rechtspositie van gemeenteambtenaren gewijzigd omdat het reguliere arbeidsrecht (Burgerlijk Wetboek) voor hen is gaan gelden in plaats van het ambtenarenrecht. Ook is met ingang van 1 januari een nieuwe Cao Gemeenten van toepassing die is aangepast aan het BW.

In 2019 zijn veel werkzaamheden verricht om de invoering van de wet soepel te laten verlopen.
De personeelsdossiers van alle zittende medewerkers zijn gecontroleerd op arbeidsvoorwaarden en vervolgens gedigitaliseerd in het personeelssysteem Motion. Dit is op verschillende momenten met de werknemers gecommuniceerd en zichtbaar geworden in de dossiers.
In december hebben alle medewerkers een digitale arbeidsovereenkomst ter ondertekening ontvangen. 95% van de arbeidsovereenkomsten zijn op moment van schrijven ondertekend teruggestuurd. De lokale arbeidsvoorwaarden zijn aangepast aan de ruimte die de Cao, het BW en andere wet- en regelgeving biedt. De inhoud van een groot aantal regelingen is nu vastgelegd in een geactualiseerd personeelshandboek.

Salarissen en inhuurkosten
De uitgaven aan personeel zijn een wezenlijk onderdeel van de totale begroting. De personele kosten van eigen personeel en de externe inhuur wordt inzichtelijk gemaakt. Bij de P&C cyclus zijn er aanpassingen van de personele budgetten ten aanzien van de reguliere begroting 2019 gedaan. Dit heeft geleid tot een overschrijding van ruim € 510.00. De inhuur bedraagt 20,5% van de personeelsbezetting en is licht gestegen (1%) ten opzichte van 2018. Landelijk is dit percentage ook gestegen. Het hoge percentage is te verklaren door diverse ontwikkelingen. Eén daarvan is dat de gehele gemeentelijke organisatie aangepast gaat worden en in verband daarmee zijn functies ingevuld door tijdelijk personeel. Daarnaast is het in de aantrekkende arbeidsmarkt lastig om specialistische functies in te vullen en zijn er twee onderzoeken gestart naar mogelijke uitbesteding van werkzaamheden.

Overzicht salaris- en inhuurkosten 2019:

Ziekteverzuim 2019

• Het ziekteverzuimpercentage is in 2019 met 0,2% gestegen naar 5,9%.
• De ziekmeldingsfrequentie is gedaald van gemiddeld 1,14 ziekmeldingen per medewerker per jaar naar 1,07.
• Het middellang verzuim is afgenomen, maar het langdurig en extra lang verzuim is toegenomen.

Ziekteverzuimpercentage en ziekmeldingsfrequentie

Figuur 1. Ontwikkeling ziekteverzuim[1]

Ziekteverzuimpercentage naar duurklasse

Figuur 2. Opbouw ziekteverzuim  naar duurklasse

Gegevensbescherming - ontwikkelingen privacyregelgeving/AVG
Sinds inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) op 25 mei 2018 is de impact hiervan steeds duidelijker geworden. Daar waar in de beginperiode sprake was van zogenaamde ‘AVG-kramp’ valt het op dat de samenleving inmiddels meer gewend is geraakt aan deze regelgeving. Voor de gemeentelijke organisatie stond het jaar 2019 in het teken van het bereiken van een hoger ‘privacyvolwassenheidsniveau’ en de nadere borging van het privacymanagement, zoals heldere afspraken over (proces)eigenaarschap en een jaarlijks vast te stellen ‘werkprogramma privacybeleidsvoering’.

Naast privacyworkshops om de bewustwording in de organisatie te vergroten, zijn in 2019 structurele audits (de zgn. DPIA’s) op de meest risicovolle processen in het Sociaal Domein uitgevoerd. In de loop van 2019 is de VNG gekomen tot een uniforme standaard voor verwerkingsregisters en verwerkingsovereenkomsten. Het Velsense verwerkingsregister en het gehanteerde model-verwerkingsovereenkomst zijn geactualiseerd naar deze landelijke standaard. De introductie van de mogelijkheid tot digitaal (via DigID) indienen van AVG-verzoeken heeft dit proces veel toegankelijker en klantvriendelijker gemaakt voor inwoners Velsen. Tot slot heeft ook dit jaar de AVG/Privacy-samenwerking met Beverwijk en Heemskerk en de Omgevingsdienst IJmond weer de nodige (synergie-)voordelen opgeleverd.

Informatiebeveiliging
Met de uitkomsten van de verantwoording over informatiebeveiliging in 2018 is er een actieplan gemaakt om tekortkomingen weg te nemen. Dit was een ambitieus programma en het is helaas niet gelukt om alles in zijn geheel uit te voeren. Sommige acties zijn deels uitgevoerd en er zijn er ook een aantal blijven liggen.

Door middel van de ENSIA-systematiek is er in 2019 weer een groot aantal vragen beantwoord om te kunnen verantwoorden. Uit de beantwoording blijkt dat Velsen nu voor  ca. 78% aan de normen voldoet. Ten opzichte van vorig jaar is dat een behoorlijke verbetering. Dit zijn de normen waaraan volledig wordt voldaan. Aan ca. 29% van de normen wordt deels voldaan. De resultaten zijn verwerkt in een rapportage die aan de gemeenteraad wordt voorgelegd.

De ministeries van BZK en SZW vereisen een diepgaander en onafhankelijk onderzoek naar de beveiligingsmaatregelen rondom het gebruik van Suwinet en DigiD. Suwinet is een systeem dat wordt gebruikt voor het domein werk en inkomen en bevat gevoelige persoonsgegevens. Het onderzoek wordt uitgevoerd door een IT-auditor. Hoewel de definitieve rapportage nog niet is afgegeven is wel al door de auditor vastgesteld dat de gemeente Velsen in 2019 aan de gestelde normen voor Suwinet heeft voldaan. Omdat de DigiD-aansluitingen van Velsen door externe partijen worden beheerd vindt het grootste deel van het onderzoek bij hen plaats. Op grond van de opgeleverde rapportages van de leveranciers, tezamen met de controle bij de gemeente Velsen, komt de auditor tot het oordeel dat er eveneens voor DigiD aan alle normen wordt voldaan. Het college legt, uiterlijk 1 mei 2020, een verklaring af aan de ministeries over DigiD en Suwinet.

[1] Landelijk is het gemiddelde cijfer van gemeenten me t inwonersklasse 50.000-100.000  en is afkomstig uit de Personeelsmonitor gemeenten. De landelijk cijfers van 2019 zijn nog niet beschikbaar.