Het afgelopen jaar is er veel gebeurd op het gebied van informatiebeleid. We hebben het informatie- gestuurd werken op een hoger plan gebracht, hebben projectportfoliomanagment ingericht en hebben hard gewerkt om onze ICT-infrastructuur drastisch te vernieuwen.
ICT-Infrastructuur
Er is een start gemaakt met het vervangen van de volledige ICT-infrastructuur. Volgens planning zou dit eind 2019 worden afgerond maar de praktijk is wat weerbarstiger gebleken. Daarom wordt in januari en februari van 2020 de laatste hand gelegd aan deze vernieuwing. Naast de technische onderlaag is er ook een nieuwe digitale werkomgeving en krijgen de meeste werkplekken nieuwe apparatuur.
Voor de informatiebeveiliging zorgt de nieuwe infrastructuur voor een stabieler en beter beveiligd netwerk en kunnen problemen eerder worden gesignaleerd.
Tevens is een verbeterslag gemaakt in de werkprocessen waardoor producten en diensten sneller geleverd kunnen worden. Een bijkomend gevolg hierbij is dat de lijst met openstaande meldingen kleiner is geworden.
Daarnaast is er een begin gemaakt met de aanbestedingsprocedure voor het outsourcen van de ICT-infrastructuur. Deze procedure moet in 2020 afgerond worden.
Architectuur
De drie nieuwe functies in het kader van architectuur, te weten: technisch architect, informatiearchitect en gegevensregisseur, zijn ingevuld. Twee functies door doorstroom van personeel en een door inhuur van een externe kracht. De vroegere functies van het doorgestroomde personeel zijn ook ingevuld.
Projectportfoliomanagement (PPM)
In 2019 is gestart met projectportfoliomanagement, hiermee wordt inzicht verkregen in de bijdrage die projecten leveren aan de strategische doelen van Velsen. Op deze manier kunnen we gerichter keuzes maken om te zorgen dat de juiste projecten voor Velsen worden uitgevoerd. Het maken van deze keuzes is noodzakelijk omdat we beschikken over beperkte middelen.
Het proces van projectportfoliomangement bestaat uit drie fases:
1. Er wordt een projectvoorstel gemaakt om ervoor te zorgen dat het project aan alle randvoorwaarden voldoet.
2. Het voorstel wordt besproken op een maandelijkse Informatiemanagementtafel. Hier wordt bepaald wat het belang van het project is bij het behalen van de strategische doelen. Binnen de Informatiemanagementtafel wordt een integraal voorstel opgesteld voor de stuurgroep projectportfoliomanagement, waarbij rekening is gehouden met het belang van de projecten en de beschikbare middelen zoals capaciteit en geld.
3. Het integrale voorstel wordt behandeld bij de stuurgroep projectportfoliomanagement. Aan de hand van dit voorstel wordt het voor de directie inzichtelijk welke dilemma’s er zijn, met name op het gebied van beschikbare middelen, en kan zij een afgewogen keuze maken welke projecten er wel en welke projecten er niet uitgevoerd worden.
In 2019 is het traject voor projectportfoliomanagement een aantal keer doorlopen. Voor het jaarplan 2020 is er een duidelijke inschatting gemaakt van de uit te voeren projecten.
Met het projectportfoliomanagement maken we voor de hele organisatie, van hoog tot laag, maar met name bij de directie, inzichtelijk tegen welke dilemma's we aanlopen bij het realiseren van de strategische doelen van Velsen.
Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO)
De Omgevingswet gaat in per 1-1-2021. Bij de Omgevingswet hoort goede digitale ondersteuning. Dat wordt vormgegeven in het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Digitale informatie over de leefomgeving is straks op 1 plek te vinden: in het Omgevingsloket. Via dit loket kan iedereen snel zien wat wel en wat niet mag volgens de Omgevingswet. Overheden leveren de informatie voor het Omgevingsloket. Hiervoor sluiten ze lokale systemen aan op de landelijke voorziening van het digitaal stelsel.
In de tweede helft van 2019 is uitgewerkt welke keuzes er voor het realiseren van een goede digitale ondersteuning van de Omgevingswet gemaakt moeten worden. Hieruit zijn een aantal projecten en klussen naar voren gekomen die we kunnen gaan oppakken maar er zijn ook nog wat openstaande vragen die eerst vanuit het vakgebied beantwoord moeten worden. Er is haast geboden met het beantwoorden van deze vragen omdat we anders onvoldoende tijd hebben om de goede digitale ondersteuning te kunnen bieden voordat de Omgevingswet ingaat.
Basis- en kernregistraties
Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG)
Ook dit jaar toont de audit in het kader van de BAG aan dat Velsen erg goed scoort als het gaat om tijdigheid en kwaliteit. Over het algemeen scoort Velsen boven het landelijk gemiddelde. We bieden daarmee een betrouwbare gegevensbron voor de dienstverlening aan de bewoners en bedrijven.
Basisregistratie Ondergrond (BRO)
In februari is de gemeente Velsen, door het aanleveren van een aantal verplichte gegevens, definitief aangesloten op de BRO. In mei heeft de gemeente Velsen deelgenomen aan een, door het landelijk BRO-team georganiseerde, praktijkproef waarbij het aanleveren van gegevens over grondwatermonitoringsputten is getest. In december zijn alle grondwatermonitoringsputten binnen de gemeente aangeleverd. Hierdoor kunnen later de grondwaterstanden gekoppeld worden. Alle gegevens over grondwatermonitoringsputten zijn nu gestandaardiseerd en worden op één centrale plaats vastgelegd. Andere partijen kunnen deze gegevens nu ook raadplegen.
Daarnaast zijn wij betrokken geweest bij de totstandkoming van de Impactanalyse BRO, opgesteld door VNG Realisatie. We zijn vanuit het landelijk BRO-team benaderd voor het houden van een interview, wethouders Floor Bal en Jeroen Verwoort zullen daarbij aanwezig zijn. Tijdens het interview zullen de implementatie en de bestuurlijke aspecten van de BRO aan bod komen. De afdelingen Informatiemanagement en Openbare Werken hebben intensief samengewerkt om bovenstaande te realiseren.
Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT)
Nadat de gemeente Velsen in 2017 is aangesloten als bronhouder van de BGT is Velsen in 2019 als eerste bronhouder in de regio geslaagd voor de tweede fase van de BGT. Dit houdt in dat er een aantal mijlpalen zijn behaald voor het bijhoudingsproces en de objectenregistratie. Aan alle tijdigheidseisen is voldaan, de BAG en BGT zijn gesynchroniseerd en alle issues met de aangrenzende bronhouders zijn opgelost.
Introductie Gebiedsanalyse in proces Bouwprojecten
In het bouwproces is een gebiedsanalyse als onderdeel van de definitiefase opgenomen. Bij de start van een project wordt een startdocument voor de gemeenteraad gemaakt, zodat vroegtijdig inzicht verkregen kan worden in de ruimtelijke situatie en relatie van de projectlocatie. Dit gebeurt in nauw overleg met de projectleider, die in vroegtijdig stadium kan aangeven welke gebiedsinformatie gewenst is. Hierdoor kan in de vervolgfasen van het project snel en adequaat op de informatievragen van de projectleider worden ingespeeld. De eerste ervaringen zijn positief. In januari 2020 volgt een evaluatie en waar nodig intensivering van de ondersteuning.
Start pilot Velsen in 3D, boven en ondergronds.
Voor het maken van ruimtelijke ontwerpen is een pilot gestart voor een driedimensionale (3D) weergave van een gedeelte van Velsen. Een 3D-bestand geeft, anders dan een 'platte' kaart, een meer realistische ruimtelijke weergave van een gebied, je kunt virtueel ‘tussen’ de gebouwen doorlopen. Het 3D-bestand kan gebruikt worden als basis voor ruimtelijke ontwerpen van stadsontwikkeling en andere aanpassingen in de openbare ruimte. Een 3D-weergave van een toekomstige situatie geeft veel meer duidelijkheid aan bewoners en bedrijven over de plannen, waardoor een inspraakproces soepeler kan verlopen. Niet alleen de bovengrond maar ook de situatie in de ondergrond van Velsen wordt in het 3D-bestand opgenomen. Dit gedeelte wordt gebruikt voor toepassingen van de BRO (Basisregistratie Ondergrond) maar ook voor impact analyses van activiteiten boven de grond en ondersteund het bij de ontwikkeling van STRONG (Structuurvisie Ondergrond).
De regie voor de opbouw van een 3D-bestand van Velsen is belegd bij de werkeenheid Ruimtelijke Informatie. Hiermee kan een adequaat beheerproces worden opgezet. Dit zorgt voor een actueel 3D-bestand van Velsen dat voor iedereen beschikbaar is als basis voor ruimtelijke plannen en analyses.
Documentaire Informatie
In het kader van documentaire informatie zijn een aantal belangrijke stappen gezet en er is een aanloop genomen naar grote veranderingen in 2020. Zo is begonnen met de uitvoering van de Vervangingsregeling, waarbij papieren documenten vervangen worden door digitale documenten. Ook is er een aanzienlijke hoeveelheid archief overgebracht naar het Noord-Hollands Archief, en is er een Strategisch Informatieoverleg ingericht.
Er is met een scherpe blik gekeken naar de verdere ontwikkelingen van documentaire informatie. Er zijn een aantal scenario’s voor doorontwikkeling gecreëerd, waarbij uiteindelijk is gekozen voor het meest ambitieuze scenario, waarbij wordt gestreefd naar volledige controle over onze papieren en digitale archieven. Om dit mogelijk te maken is er 1 fte toegevoegd aan de huidige formatie, die zal worden ingevuld door een Recordmanager.
Statistiek en data-analyse
Informatiegestuurd werken
Aan de wens van de gemeenteraad om op basis van analyse en visualisatie van beschikbare gegevens de maatschappelijke opgaven uit het raadsakkoord en het collegeprogramma te realiseren is tegemoet gekomen. Zo heeft er in het najaar een eerste raadssessie plaatsgevonden op het terrein van veiligheid en ondermijning. Daarbij werd uitgegaan van actuele veiligheidsinformatie en van de resultaten van een in oktober gehouden wijkpoll. Het is de bedoeling om deze raadssessie, en ook de bijbehorende wijkpoll, met vaste regelmaat te houden. Daarnaast heeft in december een raadssessie plaatsgevonden met betrekking tot de mogelijke samenwerkingsverbanden van Velsen met andere gemeenten in de regio. Ook bij die sessie zijn diverse datavisualisaties gepresenteerd die deze samenwerkingsverbanden zouden kunnen onderbouwen. In februari en april 2020 zullen in dit kader vervolgsessies worden gehouden.
Om het informatiegestuurd werken verder te verankeren is de website 'Velsen in Cijfers' beter toegankelijk gemaakt en verrijkt met een tweetal dashboards, te weten 'gemeentevergelijking' en 'wijkprofielen'. Als aanvulling daarop wordt momenteel een dashboard 'veiligheid' voorbereid.