In 2019 heeft het college een doelmatigheidsonderzoek naar Inkoopbeleid, contractmanagement, Europees aanbesteden en maatschappelijk verantwoord inkopen laten uitvoeren. Ten aanzien van het onderdeel contractmanagement bleek tijdens het onderzoek dat het beheer van contracten door de organisatie op veel verschillende manieren plaatsvindt. Soms wordt gebruik gemaakt van Pactum, soms van Dimpact, soms van een combinatie van beiden. Soms blijkt dat contracten niet op eenvoudige wijze te achterhalen zijn. Dat maakt het lastig om informatie over inkoopprocessen snel boven water te krijgen. Tevens verschilt het aantal documenten dat per dossier wordt opgeslagen. De conclusie van het onderzoek is dat het contractmanagement/beheer in Velsen onvoldoende vorm is gegeven. Soms gaat het goed en soms minder goed. Er is geen stevige beheersmatige basis om de contracten goed te beheren. Het is nodig om te komen tot een uniforme werkwijze die wordt ondersteund door duidelijk vastgelegde afspraken.
In de rapportage zijn de volgende aanbevelingen gedaan. Het college heeft deze overgenomen:
- Maak een procesbeschrijving over de wijze waarop contracten beheerd dienen te worden. Neem in deze procesbeschrijving beheersmaatregelen op.
- Overweeg om het beheer decentraal maar wel uniform te organiseren via de vier domeinen. Overweeg de mogelijkheid om de domeinsecretariaten verantwoordelijk te maken voor de uitvoering van het beheer. Dit bevordert uniform beheer en kan efficiëntievoordelen opleveren. Zowel bij het vastleggen van de contracten als bij het uitvoeren van controles bijvoorbeeld de controle op Europees aanbesteden bij de jaarrekening.