Een goed functionerend bestuur

Wat hebben we gedaan?

Speerpunten

Luisteren naar en  in gesprek gaan met  inwoners

Er is veel aandacht gegeven aan het zoeken naar verbinding met de samenleving van Velsen. De programmaleider democratische kwaliteit ondersteunde in 2019 dit proces. Duidelijk werd dat er al heel veel gebeurt in Velsen, maar ook vaak versnipperd. Dit komt terug in het programma Samenspel, dat in 2020 verder ontwikkeld wordt.

Het vroegtijdig betrekken van inwoners en maatschappelijke organisaties gebeurde in 2019 op verschillende manieren. Zo organiseerden we onder meer groepsgesprekken met mensen met een beperking of mensen die in armoede leven. Met bewoners die betrokken zijn bij de inrichting van de openbare ruimte (bijvoorbeeld rond de Andreaweg, Van Poptaplantsoen, Pontplein en bij speeltuinen). Of we werkten met verschillende organisaties aan nieuw beleid zoals de nieuwe Cultuurnota of de Armoedevisie.

Maatschappelijke beladen onderwerpen zijn aangepast nadat er gesprekken gevoerd waren met direct betrokkenen. Een goed voorbeeld hiervan is het volkstuinencomplex in Santpoort-Noord waarbij na maatschappelijke weerstand een andere oplossing werd gevonden om dit gebied minder rommelig te laten zijn. Of de oversteekmogelijkheid bij de Velsertraverse in Velsen-Noord die toch blijft bestaan.

Communicatie is van iedereen

Deze term gebruiken we om duidelijk voor ogen te hebben dat goede communicatie de verantwoordelijkheid is van iedereen binnen de gemeentelijke organisatie.

Medewerkers delen belangrijke informatie en leven zich in. Ze gaan het gesprek aan, horen wat er speelt, geven hier duiding aan en spelen hierop in vanuit hun specialisme.

Om dit te kunnen doen heeft iedereen in de organisatie, naast expertise, een aantal communicatievaardigheden nodig. In 2019 werkten we aan het versterken van deze vaardigheden.

Duidelijke taal is een van deze vaardigheden. We zijn in 2019 gestart met het verbeteren van brieven vanuit het Sociaal domein. Dit gaat in 2020 volop door. Ook andere delen van de organisatie komen aan bod. De kwaliteit van (standaard) brieven zijn vaak onnodig ingewikkeld. In sommige gevallen kunnen beeldbrieven met illustraties de boodschap verduidelijken.

Daarnaast is Mentimeter 16 keer gebruikt. Mentimeter is een digitale enquête die direct bij presentaties gebruikt wordt om de meningen te peilen van aanwezigen. Ook is in 2019 vaker gebruik gemaakt van vlogs en video’s. Bijvoorbeeld rond ‘De week van de Veiligheid‘ en in een serie over ‘Duurzaam Velsen’.

En we gaan vaker naar mensen toe. Zoals bij het project ‘Ontmoeten in Velsen’ waarbij 250 straatinterviews werden gehouden. Ook wordt vooraf onderzocht wat de belangen zijn van verschillende partijen. Een recent voorbeeld hiervan is de ontwikkeling van sportpark Schoonenberg. Hier is met veel betrokken organisaties gesproken die nu van het gebied gebruik maken. Dit om duidelijk inzicht te krijgen in wat er speelt en belangen te wegen.

Mediateam Velsen
Het mediateam is doorgegaan met het werk wat het al deed, namelijk het scannen en reageren op social media. Een van deze vormen is Whatsapp. Eind 2019 werd duidelijk dat het voor gemeenten voorlopig niet meer mogelijk was om binnen het bestaande systeem Whatsapp te gebruiken. Veel gemeenten stopten er daarom mee. Het is echter een belangrijke en laagdrempelige vorm van communicatie. Daarom is ervoor gekozen om hier in aangepaste vorm mee door te gaan.

Heroriëntatie op de regionale samenwerking
De gemeenteraden van Beverwijk en Velsen bespraken elk het onafhankelijke onderzoek naar de betekenis van een eventuele fusie/herindeling van de IJmondgemeenten. Naar aanleiding hiervan  heeft Velsen besloten om – voordat we overhaaste conclusies trekken en besluiten nemen – de tijd te nemen en zich goed te oriënteren op haar inzet in regionale samenwerkingsverbanden. We begonnen eind 2018 aan een traject van drie bijeenkomsten over de positie van Velsen in regionale samenwerkingsverbanden.

Kleuren van de begroting 2019

In gesprek om bezwaar te voorkomen ('dejuridiseren' afhandeling bezwaren)   Gereed
('dejuridiseren'- klantinteractie op maat)
Op 1 februari 2020 is een extra medewerker afhandeling bezwaren sociaal domein begonnen. Mede door deze uitbreiding kan de ‘informele aanpak’ als vaste werkwijze worden gehanteerd. Dat betekent dat iedereen die een bezwaarschrift indient eerst telefonisch wordt gebeld om te horen wat de achtergrond is. Er wordt dan gekeken of er mogelijkheden zijn om tot een snelle informele oplossing te komen.

Vergroten strategische communicatie                     Gereed
In de huidige complexe wereld zijn reputaties van organisaties en bestuurders kwetsbaar. Ook is informatie in overvloed aanwezig en zoekt de overheid op een positieve manier de dialoog met inwoners en belanghebbenden. Op al deze terreinen kan strategische communicatie een belangrijke bijdrage leveren. We hebben daarom de capaciteit van communicatieadvies voor bestuur versterkt. Een functie is hoger ingeschaald en er is een strategische communicatieadviseur geworven.

Bestuurders in Velsen zijn zich zeer bewust van hun positie in de samenleving en de rol van inwoners en organisaties in die samenleving. In 2019 is er een start gemaakt met het versterken van hun rol. Het gaat daarbij om thema’s zoals veiligheid, openbare ruimte, innovatie, schone lucht, wonen, gezond rondkomen en energietransitie. Zo is er, naast de dagelijkse zaken, meer focus op thema’s die bestuurlijk zijn afgesproken.

Programma democratische verrijking/samenspel (inclusief E-democracy)   Goed op weg
Het programma Samenspel startte op 1 juni 2019 met het oprichten van het programmabureau (een programmamanager met ondersteuning). De organisatie van het programma Samenspel is opgezet en op dit moment worden de programmateams ingevuld. Deze teams stellen samen het programmaplan op en voeren het al dan niet met ondersteuning uit.
We onderzochten in 2019 hoe je wijkvertegenwoordiging en wijkdemocratie vorm kunt geven. Velsen keek daarbij, in nauwe samenwerking met de gemeenteraad, naar goede voorbeelden bij andere gemeenten, waaronder Groningen en Schiedam. Deze informatie gebruiken we om te komen tot een nieuwe participatie- en inspraakverordening, participatie- en inspraakbeleid en inspraak- en participatie-instrumenten.

Vanuit het programma Samenspel droegen we in 2019 bij aan het programma Omgevingswet/Omgevingsvisie, de update van de Visie op Velsen en een onderzoek naar  versterking en verbetering van de rol van wijkplatforms in het proces van samenspel.

Om het inwoners en bedrijven makkelijker te maken om mee te kunnen denken, mee te praten en invloed uit te oefenen, is er voor een proefperiode van 3 jaar overgegaan tot gebruik van het E-participatieplatform van het bedrijf METT (E-democracy). We zetten daarmee in op digitale mogelijkheden, waarbij via je tablet, smartphone en/of laptop ideeën kunnen worden ingebracht.

In 2019 is, samen met een aantal inwoners, een externe partij gekozen die het digitaal participatieplatform levert. Met dit platform, ‘Samenspel Velsen’, willen we mensen in een zeer vroeg stadium betrekken bij kleine en grotere projecten. Zo kunnen meer mensen zich laten horen. Op dit digitale platform staat niet alleen informatie maar mensen kunnen ook onderling chatten, keuzes maken en vragen stellen rond het project. Ook kunnen inwoners hier zelf ideeën lanceren. Het online participatieplatform is geen vervanging, maar een aanvulling op echt contact met inwoners. Eind 2019 is dit platform ontwikkeld en zijn er mensen getraind. Begin 2020 gaan de eerste projecten van start.

Reguliere activiteiten

Uitvoeren van de door de gemeenteraad vastgestelde beleidskaders en daarover verantwoording afleggen aan diezelfde gemeenteraad op een zo transparant mogelijk wijze en in nauwe samenwerking met inwoners, bedrijven, maatschappelijke instellingen en medeoverheden.