Efficiënt ondersteunen van de gemeentelijke taken

Wat hebben we gedaan?

Aanbesteding taxatie gemeentelijke gebouwen t.b.v. brandverzekering

De gemeente is wettelijk verplicht haar gebouwen elke 6 jaar (eventuele inventarissen elke 3 jaar) te laten taxeren voor de brandverzekering.
Deze taxatie stelt de herbouwwaarde van een gebouw vast. De laatste taxaties dateerden uit 2011 en 2013. De gemeente gaf, na de aanbestedingsprocedure, een taxatiebureau de opdracht om nieuwe herbouwwaardes vast te stellen voor het gemeentelijk vastgoed en de schoolgebouwen. In 2019 zijn de taxaties uitgevoerd en de taxatierapporten verstuurd naar de verzekeringsmaatschappij.

Duurzaam meerjarenonderhoudsplan (DMJOP)

De gemeente Velsen vroeg een extern bureau een onderhoudsprogramma te maken voor het verduurzamen van haar eigen vastgoed (gebouwen). Zoals sportaccommodaties, buurthuizen, de stadsschouwburg en het gemeentehuis zelf. Het programma gaat uit van de wettelijk verplichte maatregelen en maatregelen die het energielabel verbeteren. Verduurzaming van het gemeentelijk vastgoed is niet alleen wettelijk verplicht, maar geeft ook invulling aan de ambities van het college en de raad en de voorbeeldfunctie van de gemeente.

De duurzaamheidsmaatregelen die betrekking hebben op de  verbetering van het energielabel zijn meegenomen in de perspectiefnota 2019 en zijn via de begroting 2020 door de gemeenteraad vastgesteld.
De duurzaamheidsmaatregelen die wettelijk verplicht zijn (erkende maatregelen), zijn opgenomen in het reguliere onderhoudsprogramma, het meerjarenonderhoudsprogramma (MJOP) dat het college eind 2019 vaststelde.

In 2019 startten we met de uitvoering van de erkende maatregelen. In 2020 voeren we die verder uit. Daarbij maken we gebruik van de natuurlijke onderhoudsmomenten. Enkele in 2019 uitgevoerde erkende maatregelen zijn:

• ·het isoleren van cv-installaties (o.a. in het Polderhuis);
• ·het vervangen van verlichting door LED (o.a. in het gemeentehuis).

Daarnaast is er in één van de gebouwen bij het vervangen van de dakbedekking extra isolatie aangebracht waardoor het pand een beter energielabel heeft.

Huisvesting van maatschappelijke instellingen

De doelstelling is om tot een versterking van maatschappelijke functies te komen door een efficiëntere inzet van het maatschappelijk vastgoed. Dit kan bijvoorbeeld door te investeren in een gebouw, de functie van een gebouw (gedeeltelijk) te wijzigen, maar ook door een gebouw af te stoten of juist te bouwen.
Het project is een samenspel tussen de gemeente en maatschappelijke partners. Alle belangen zorgvuldig afwegen kost tijd; de volgende acties zijn in 2019 in gang gezet:

• Planvorming voor Bibliotheek Velsen (locatie Velserbroek en IJmuiden): het doel is om te komen tot twee multifunctionele accommodaties in Velserbroek en IJmuiden waarin instellingen samen participeren;
• Gestart met verkenning ‘maatschappelijke behoefte buurtaccommodaties’. Stichting Welzijn Velsen, huurder van deze accommodaties, kijkt samen met de gemeente hoe ze deze accommodaties het beste kunnen benutten;
• Voorbeeld hiervan is buurtaccommodatie ‘Het Terras’ in Santpoort-Noord dat een bredere
• functie krijgt door de indeling van het pand aan te passen;
• Planvorming om Stadsschouwburg Velsen toekomstbestendig te maken door bestaande functies te versterken en eventueel nieuwe functies toe te voegen.

Er zijn drie scenario’s uitgewerkt waarbij gekeken wordt naar het verduurzamen, eventueel
optimaliseren of uitbreiden van het gebouw.

Kadernota huurprijzen en portefeuilleplan (Kadernota Vastgoed)

Voor goede sturing op het gemeentelijk vastgoed is een duidelijk beleidskader nodig. De bestaande nota’s ‘huurprijzen gemeentelijke vastgoedaccommodaties’ en ‘vastgoedbeheer’ moeten worden geactualiseerd. Een overkoepelend, samenhangend kader ontbreekt nog. In 2019 startten wij daarom met een nieuwe ‘kadernota Vastgoed’. Hierin staan de strategische uitgangspunten die de basis vormen voor het vastgoedbeleid. We stellen ook een uitvoeringsagenda op.  Dit leidt tot een vastgoedportefeuille die aansluit bij onze maatschappelijke doelen en efficiënt is te beheren.

Binnenklimaat De Brede School Velsen-Noord

In het gemeentelijk gebouw De Brede School in Velsen-Noord (basisschool, buurtaccommodatie, peutercentrum en gymzaal) zijn sinds de ingebruikname in 2015 klachten over een slecht binnenklimaat en een hoog energieverbruik. De afgelopen jaren investeerde de gemeente in het verhelpen van de klachten, maar dit leidde niet tot het gewenste resultaat. De gemeente gaf in overleg met de gebruikers opdracht tot een onafhankelijk klimaat- en energieonderzoek. Dat onderzoek is in 2019 uitgevoerd. Het rapport wijst uit dat aanvullende maatregelen nodig zijn voor een goed binnenklimaat en een normaal energieverbruik. Met deze investering zijn aanzienlijke kosten gemoeid waarvoor geen dekking is. Eind 2019 is hiervoor een raadsvoorstel opgesteld dat naar verwachting in het eerste kwartaal 2020 wordt voorgelegd.

Transacties gemeentelijk vastgoed:

• Voor het pand aan de Kanaalstraat 257 IJmuiden (voormalig Witte Theater) is in 2019 een koopovereenkomst gesloten. De koper heeft zich echter teruggetrokken, waarna de koopovereenkomst is ontbonden. Begin 2020 komt duidelijkheid over het vervolg.
• Het pand Abelenstraat 1 IJmuiden is in 2019 aan de zittende huurder verkocht.
• Voor het pand Doelmanstraat 34 te Velsen-Noord startte in 2019 de procedure voor openbare verkoop.
• De woningen aan de Spaarnestraat 10,12 en 14 IJmuiden zijn gesloopt voor een toekomstige

herontwikkeling.

• Gymzaal aan de P.J. Troelstraweg 1A IJmuiden is verhuurd aan het Decoratelier dat in het Witte Theater zat. Omdat de gymzaal deel uitmaakt van een ontwikkellocatie, gaat het om tijdelijke huisvesting.
• In 2019 is besloten om de panden waarin de brandweer is gevestigd in 2020 over te dragen aan de VeiligheidsRegio Kennemerland (VRK). De overdracht is op basis van recht van opstal.
• Het project ‘snippergroen’ is in 2019 afgerond waarbij in totaal 162 percelen grond zijn verkocht.

Uitbreiding team Vastgoed

De groeiende economie in combinatie met de woningbouwopgave doet een extra beroep op de werkeenheid vastgoed maar biedt tegelijkertijd kansen projecten versneld te realiseren. De formatie van team Vastgoed is daarom met 1,9 fte uitgebreid.
In 2018 is een extra accountmanager aangenomen (0,9 fte) en in 2019 is het team uitgebreid met een extra portefeuillemanager (1 fte). De portefeuillemanager heeft inmiddels de gemeente verlaten. Deze functie is in 2019 niet opnieuw ingevuld.

Reguliere activiteiten

In dit programmaonderdeel (5.2) zijn diverse processen opgenomen die de organisatie ondersteunen bij het uitvoeren van de wettelijke en overige taken. Hieronder vallen de activiteiten die als overhead worden gezien, zoals bijvoorbeeld Financiën, Human Resources, Facilitair (o.a. bodes), directie.  

Overig kleuren van de begroting

Bevorderen integraal werken, versterken kwaliteit interne samenwerking       Goed op weg
Onder de naam ‘Graag gedaan’ is sinds 2017 een organisatieontwikkeling in gang gezet voor alle medewerkers van de gemeente Velsen. Deze is gericht op nog betere samenwerking. Zowel intern als extern met inwoners, bedrijven, organisaties en gemeenten om ons heen.

Onderdeel hiervan is ook de bevordering van de samenwerking binnen de interngerichte organisatieonderdelen (de bedrijfsvoering). Deze onderdelen zijn cruciaal bij het laten functioneren van de onderdelen die direct in contact staan met de samenleving en het bestuur. Het budget is ingezet voor externe expertise die management en medewerkers in de bedrijfsvoering helpt bij het vinden van een optimale organisatievorm, verbetering van processen en op samenwerking gericht gedrag.

Daarnaast is afgelopen jaar een nieuwe organisatiestructuur ontwikkeld. De aanpassingen van de structuur zijn ingegeven vanuit het idee om nog beter met elkaar samen te werken. De nieuwe structuur is gericht op een meer logische samenhang van werkzaamheden. De totstandkoming heeft in samenspraak met de medewerkers plaatsgevonden. De nieuwe structuur zal begin 2020 in werking treden. De verwachting is dat deze nieuwe structuur vanaf 2020 een jaarlijkse besparing oplevert van €300.000,-.